Cơ sở y tế và nhất là bệnh viện là nơi làm việc khá phức tạp với nhiều quy trình, nhiều vị trí làm việc đòi hỏi phải thao tác và phối hợp chặt chẽ. Việc áp dụng 5S là rất cần thiết và đã được Bộ Y tế đưa 5S chính thức vào tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện vào năm 2016 thông qua việc ban hành Bộ Tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện phiên bản 2.0, cụ thể 5S được đưa vào tiêu chí A3.2 (người bệnh được khám và điều trị trong khoa, phòng gọn gàng, ngăn nắp) với mong muốn 5S được thực hiện đúng sẽ giúp nhân viên y tế giảm bớt những công việc thừa, tăng sự hài lòng của nhân viên, tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm được 7 lãng phí trong y tế, giảm chi phí và đặc biệt giảm thiểu những sai sót trong quá trình điều trị, chăm sóc qua đó tăng doanh thu của cơ sở y tế.

5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, được áp dụng lần đầu tiên ở Công ty Toyota và sau đó phát triển rất nhanh ở các công ty Nhật Bản. Tại Việt Nam, mô hình 5S thực tế được áp dụng ở Việt Nam lần đầu tiên vào năm 1993 tại một công ty Nhật (Vyniko) và bắt đầu lan toả trong môi trường doanh nghiệp.

 5S là tên viết tắt của 5 chữ đầu của tiếng Nhật là: “Seri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu” và “Shitsuke”. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi. Trong Tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sort – Straighten – Shine – Systemise -  Sustain. Trong Tiếng Việt, 5S được hiểu là: Sàng lọc – sắp xếp – Sạch sẽ - Săn sóc – Sẵn sàng.

- Sàng lọc: Lấy những cái không cần thiết ra và loại bỏ.

- Sắp xếp: Sắp xếp những cái cần thiết đúng vị trí.

- Sạch sẽ: Làm sạch nơi làm việc.

- Săn sóc: Duy trì nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.

- Sẵn sàng: Rèn luyện mọi người ý thức tự giác về việc giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng bằng những công việc thực tế.

Lợi ích của 5S trong y tế

Lợi ích cho khách hàng

• Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ hạn chế tạo nên ít sai sót trong lâm sàng.
• Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ có nghĩa là khách hàng không phải chờ đợi điều trị quá lâu.
• Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ thì hoạt động ít tốn kém hơn và giúp giảm chi phí.
• Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ đem đến một cảm giác khoẻ mạnh, giúp ích cho tinh thần của khách hàng và NVYT.

Lợi ích cho NVYT

• Tạo cơ hội cho những ý tưởng sáng tạo.
• Tạo không khí cho nơi làm việc dễ chịu.
• Thoã mãn công việc.
• Giúp nhân viên biết được những gì đang muốn thực hiện, khi nào và nơi nào.
• Giao tiếp và làm việc dễ dàng hơn.

Lợi ích của bệnh viện

1. Không sai sót giúp chất lượng cao hơn

Các sai sót y khoa do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả việc sử dụng nhầm thuốc, điều trị nhầm người bệnh. Sàng lọc và sắp xếp sẽ ngăn chặn được các lỗi này. Hơn nữa, việc bảo quản thiết bị và môi trường làm việc sạch sẽ giảm “thời gian di chuyển” cho việc tìm kiếm dụng cụ thất lạc. Những lợi ích này và các kết quả khác trong việc thực hiện 5S giúp gia tăng thời gian thăm khám tại giường bệnh và góp phần làm giảm những sai sót trong lâm sàng.

2. Không lãng phí giúp chi phí thấp hơn

Luôn có quá nhiều lãng phí trong một cơ sở y tế. Thực hiện 5S có thể giúp loại bỏ các lãng phí sau:

• Lưu trữ vật tư quá nhiều so với mức cần thiết tại kho.
• Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ.
• Mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc chờ đợi các loại thuốc/thiết bị khó tìm.
• Lãng phí thao tác do các vất tư và trang thiết bị đặt ở các vị trí khó tiếp cận.

3. Không chậm trễ nghĩa là người bệnh không chờ đợi

Tại các cơ sở y tế 5S triệt để, thời gian làm việc qua nhanh và người bệnh thì chờ đợi trong khi mọi người thì lại đang bận rộn và cố gắng để nhớ những gì họ đã làm cho người bệnh cuối cùng, tìm kiếm trang thiết bị, vật tư…

Khi các vấn đề này được loại trừ, các quy trình trở nên đáng tin cậy và người bệnh sẽ nhận được dịch vụ mà họ mong muốn.

4. Không rối loạn, thúc đẩy an toàn

Tổn thương cho người bệnh hoặc NVYT có thể xảy ra khi trang thiết bị, thuốc…trong các hành lang, hoặc chất đống cao trong khu vực lưu trữ, hoặc khi các bề mặt nơi làm việc và thiết bị bị bao phủ bởi bụi và các chất bẩn khác.

5. Không có tình trạng bất thường, giúp cho quy trình luôn ở trạng thái sẵn sàng

Khi công việc bảo dưỡng được tích hợp với nhiệm vụ làm sạch hàng ngày, NVYT sẽ phát hiện các sự cố trước khi chúng gây ra sai sót và trì hoãn. Bằng cách này, khu vực làm việc và trang thiết bị được chuẩn bị tốt hơn để sử dụng. Khu vực làm việc và trang thiết bị được bảo dưỡng tốt và sạch sẽ có nghĩa là các sự cố làm gián đoạn quy trình xảy ra ít hơn và việc chẩn đoán và sửa chữa khi sự cố xảy ra cũng dễ dàng hơn.

6. Không khiếu nại, mang đến sự tự tin và tin tưởng hơn

Khi làm tốt 5S, hầu hết sai sót sẽ được loại bỏ hoặc ngăn chặn. Điều này sẽ hạn chế những phàn nàn của khách hàng về chất lượng điều trị.

7. Nâng cao tinh thần nhân viên

Thực hành tốt 5S có thể cải thiện đáng kể tinh thần nhân viên. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các NVYT hài lòng hơn với môi trường làm việc của họ sẽ ít có khả năng tìm kiếm việc làm ở nơi khác.

8. Không thâm hụt, giúp ổn định tài chính

Cơ sở y tế không thể tạo được nguồn thu mà không cần đến việc cung cấp dịch vụ chăm sóc có chất lượng hoặc có sự tin tưởng của người bệnh. 5S cung cấp một nền tảng vững mạnh cho việc xây dựng chất lượng và niềm tin cho người bệnh và sau đó là lòng trung thành của người bệnh. Do đó, các cơ sở y tế với một nền tảng 5S vững chắc có nhiều khả năng trở nên ổn định về tài chính hơn.

Bệnh viện Bình Dân đã áp dụng mô hình 5S từ năm 2015 với mục đích cải thiện môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và tiện lợi. Qua một thời gian áp dụng và không ngừng cải tiến, các khoa, phòng đã thay đổi tích cực và có những thành công nhất định.

Bảng treo chìa khóa tại Khoa Hồi sức tích cực và chống độc

Sắp xếp tủ thuốc tại Khoa Hồi sức tích cực và chống độc

Khu vực xe tiêm Định vị, đánh số từng xe tiêm cho từng khu vực thực hiện chuyên môn tại Khoa Hồi sức tích cực và chống độc		Xe tiêm Những vật dụng trên mỗi xe tiêm được dán ký hiệu giống nhau, tránh nhầm lẫn vật dụng giữa các xe tiêm với nhau tại Khoa Hồi sức tích cực và chống độc
Cơ số y dụng cụ được dán trước hộc tủ xe tiêm	Y dụng cụ bên trong hộc tủ xe tiêm

5S là công cụ quản lý chất lượng hữu ích để các cơ sở y tế có thể áp dụng và nâng cao chất lượng môi trường làm việc của mình nhằm tạo ra một hiểu quả làm việc tốt hơn. Nguyên lý của 5S không khó, tuy nhiên thì việc áp dụng thực sự quá dễ dàng bởi 5S là một quá trình liên tục và lâu dài đòi hỏi cần phải có sự nỗ lực ngày qua ngày, sự cố gắng và đồng lòng của cả tập thể để phát triển tốt hơn mô hình quản lý 5S và thực hiện chính sách chất lượng “Chuyên nghiệp – Chuyên sâu – Phát triển bền vững”.

Phòng Quản lý chất lượng, Bệnh viện Bình Dân